PPM – Primeira Aula

Uma solução para gerenciamento de portfólio de projetos (PPM) ajuda o seu time a melhor planejar e alocar recursos para manter rodando projetos de forma simultânea. Mas como saber se sua organização está pronta para uma ferramenta PPM madura?

É hora de reavaliar?

Se você está encontrando dificuldades para manter vários projetos em andamento no tempo e ritmo certo, usando a quantidade certa de recursos, então talvez seja a hora de adotar uma solução PPM.

Com a solução PPM certa será mais fácil manter seu portfólio de projetos nos trilhos. O resultado? Compreensão sobre quais projetos executar, no que investir e do que livrar-se. O benefício? Encontrar a oportunidade certa para alavancar a inovação e manter uma vantagem competitiva.

O gargalo do gerenciamento de projetos

Planilhas. 63% das organizações ainda as estão usando – levando a uma má alocação de recursos, duplicando a entrada de dados e tornando mais difícil para comunicar o status do projeto.

Atualmente as ferramentas de PPM são projetadas para se integrarem com os sistemas core para eliminar a dupla entrada de dados enquanto otimiza o uso de recursos através de uma visão em tempo real dos projetos e o status de cada recursos.

Os cinco principais desafios de negócios que levam as pessoas para um software de gestão de portfólios, de acordo com uma pesquisa feito pelo Access Group, são:

  • Captura de tempo e custo de projetos (62%)
  • As aprovações são baseadas em papel (55%)
  • Reentrar dados perdidos (45%)
  • Falta de integração entre as ferramentas (38%)
  • Nenhuma fonte central de informações sobre projetos (35%)

 

Seu PPM deve capacitar você para:

Run

Executar

Seu negócio tem que “manter as luzes acesas”. Garanta que os projetos sejam concluídos dentro do orçamento e do tempo.

Crescer

Crescimento é onde você pode descobrir oportunidades e traçar o caminho para novas iniciativas que irão habilitar seus times a trabalharem melhor e mais forte.

Transformar

Aqui é onde a inovação mora. Com uma visão em tempo real da sua carteira de projetos é mais fácil encontrar espaço para transformar e inovar.

 

Top 5 desafios em um PMO

  • Resistência a mudança dentro da organização
  • PMO é percebido como um overhead desnecessário
  • Não há tempo e/ou recursos para atividades estratégicas
  • O valor agregado pelo PMO é difícil de provar
  • Capacidade de gestão de recursos fraca


 

O que buscar em uma ferramenta PPM:

Confiabilidade

Do ponto de vista de entrega, você pode contar com ela? Foi projetada como uma ferramenta de gestão de projetos? E sobre a implementação: Você está procurando uma solução on-premise ou SaaS? Estes são os primeiros passos para encontrar a solução certa para o seu negócio.

Facilidade de Integração

Encontrar uma ferramenta que se integre perfeitamente e permita que seus sistemas core se comuniquem entre eles ajudam seus times a estarem atualizados e na mesma página sem ter que gastar tempo mantendo sistemas distintos sincronizados.

Usabilidade

Dos stakeholders e gerentes aos usuários do dia-a-dia a sua ferramenta PPM tem que ser fácil de usar. Encontrar uma solução que torna fácil de encontrar a informação que você procura – como status de recursos e projetos ou informações financeiras – é uma obrigação.


PMO virando o jogo

 

Não invista em uma solução de PPM fraca ou uma solução alternativa abaixo da média. Se o seu PMO está pronto para uma solução PPM, ela deve ser uma ferramenta robusta que ajudará as equipes a trabalharem de forma inteligente, mais rápidas e melhores.

As principais características a se procurar em uma solução PPM são:

Gestão de Desempenho. Tornar mais fácil investir nas pessoas e maximizar o desempenho geral de sua equipe com métricas que podem ajudá-lo a direcionar melhor as orientações e treinamentos.

Time tracking. Entenda quanto tempo suas equipes estão gastando em atividades e obtenha a percepção necessária para direcionar ou redirecionar o foco.

Gerenciamento de documentos. Este o próprio título já diz, mas…. o gerenciamento de documentos centralizado garante que todos estão na mesma página, trabalhando a partir das mais atuais informações do projeto e versões dos documentos.

Gestão de fluxo de trabalho. Saiba se os seus processos estão ajudando você a trabalhar melhor e rastreie as eficiências para descobrir se uma mudança é necessária.

Gestão de pesquisa. Capture o feedback dos stakeholders  para que você possa acompanhar e monitorar a satisfação do cliente para influenciar as decisões futuras.

Gestão do conhecimento. Crie uma comunidade de aprendizagem corporativa para processar e armazenar conhecimentos.

Colaboração do cliente. Forneça aos seus clientes um forum de discussão e colaboração. A visão que você vai ter o ajudará a moldar os objectivos futuros.

 

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