6 Motivos (… e contando) para adotar uma solução de PPM em seu PMO

Soluções PPM são ferramentas que ampliam os resultados do PMO ou departamento de projetos por meio de automatização de processos e geração de visões executivas.

Segundo especialistas a adoção de uma solução PPM faz parte do processo de amadurecimento de qualquer PMO, pois os processos stand-alone, como arquivos Project e Excel, se tornam custosos e imprecisos com o crescimento do portfólio.

Trazemos aqui 6 motivos para se adotar uma solução PPM em seu PMO:

1 – Fim das horas intermináveis para gerar relatórios

Há um estudo que diz que os gerente de projetos gastam de 15 a 20 horas por semana consolidando informações para poder apresentar aos executivos da empresa.

Em um PMO automatizado os relatórios e dados necessários são extraídos on-line e com apenas 1 clique.

2 – Otimização do planejamento de recursos e orçamentário

Uma solução PPM permite que todos os recursos da empresa, independente de qual projeto forem atuar, sejam gerenciados de forma dinâmica e centralizada, desta forma é possível executar  o Capacity Planning e o Budget Planning de maneira ágil e confiável.

3 – Padronização de processos

Algumas soluções PPM permitem que as metodologias e padrões de processos da empresa sejam implementados como Modelos e Templates na ferramenta. Estes modelos podem, por exemplo, determinar quais informações são necessárias para se iniciar um projeto, quais aprovações serão solicitadas, quais são as tarefas padrões para determinado tipo de projeto e mais uma série de possibilidades.

Assim sendo, o PMO passa a focar em suas funções core e deixa de desperdiçar tempo com a validação manual dos projetos e seus artefatos.

4 – Economia com licenças MS Project

Ferramentas líderes de mercado, como por exemplo o Changepoint Daptiv, permitem que todas as funcionalidades realizadas no Project possam ser feitas na própria ferramenta, além de permitir que arquivos no formato Project possam ser importados.

A adoção total de uma solução PPM pode representar uma economia considerável e imediata.

5 – Alertas e Notificações

Grande parte das melhores soluções PPM possuem centrais de notificação que possibilitam o envio automático de mensagens aos envolvidos com os projetos, assim como solicitações de aprovação, compartilhamento de relatórios e alertas informativos.

6 – Visão “Cross-Project”

Quando se trabalha apenas com planilhas e/ou Project há uma grande dificuldade de controlar, por exemplo, a utilização de um recurso quando o mesmo é compartilhado com outros projetos. Há também a dificuldade de criar dependência entre tarefas de projetos distintos.

A visão cross-project é natural em um software PPM e uma das funcionalidades que mais facilita a vida dos gerente de projetos nos momentos de planejamento.

 

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