4 Ferramentas inovadoras e gratuitas para aumentar a produtividade dos gestores de projetos

Lembra daquele tempo em que as únicas ferramentas de produtividade que você tinha eram o Word e o Excel?

Bom, estou dizendo LEMBRA DAQUELE TEMPO pois isso ja não é mais realidade para muitos profissionais da nossa área, mas se isso ainda é a sua realidade então aproveite este post para começar um movimento de disrupção em seu departamento.

Atualmente há centenas de empresas e startups que estão frequentemente lançando ferramentas gratuitas e inovadoras para melhorarem o nosso dia-a-dia nos mais diversos segmentos: Produtividade, Utilitários, Comunicação e acredito que chegou o momento para levarmos isso para dentro do ambiente corporativo.

Listo aqui 5 ótimas ferramentas que utilizamos na ONT e que tem nos dado resultados reais, como agilidade de comunicação, organização, controle e excelência operacional.

Lembrando que é muito importante que as regras de segurança da informação de sua empresa devem sempre ser respeitadas, avalie sempre o seu risco.

 

1 – Trello

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Conforme definição do próprio site da empresa: Trello é a maneira gratuita, flexível e visual de organizar tudo, com quem quiser.

Trello é um ferramenta para você criar Boards e interagir com eles. Boards = Projetos ou Objetivos, ou seja, um conjunto de tarefas a serem realizadas. É uma ferramenta 100% colaborativa, permitindo que outros usuários sejam convidados a interagir em seus boards em tempo real o que torna seu uso ainda mais interessante pois permite diminuir muito o uso do famigerado email.

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Em um departamento de RH, por exemplo, é possível criar um Board para um processo de recrutamento específico, tendo como listas (colunas) as fases do processo: Candidatos Inscritos -> Pré-Seleção -> Entrevista -> Comitê Diretoria -> Contratação. Os candidatos serão os CARDS e qualquer informacão sobre esse candidato pode ficar em anexo, como CV, comentários, checklists, foto. Assim que o candidato for progredindo o card vai sendo arrastado para a próxima lista.

A utilização do Trello em departamentos de gestão de projetos pode ser feito de inúmeras maneiras sem que isso interfira nos processos já existente. Utilizar uma plataforma de Board não significa que a sua metodologia tenha que ser baseada no ágil. Você pode utilizá-lo como ferramenta auxiliar para a sua produtividade e também de sua equipe. Organizar tarefas internas, controlar pendências de projetos, gerenciar alguns fluxos de trabalho são algumas das possibilidades de uso.

Aqui na ONT por exemplo, utilizamos até como um double-check do processo financeiro: Vendas -> Billing -> Emissão de NF -> Faturamento -> Cobrança.

Trello: www.trello.com

 

2 – Appear.in

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Essa é para gestores que trabalham com equipes remotas e que, assim como eu, não são muito fãs do Skype.

Appear.in é uma das ferramentas gratuitas de video conference mais simples e funcional que há. Basta criar uma sala, o que irá gerar um link, e passar esse link para quem você queira conversar. A pessoa clica no link e pronto, já está dentro da sala com você.

Não é necessário criar uma conta e muito menos instalar algum aplicativo. É só enviar o link que a mágica acontece.

A versão free suporta até 8 pessoas na mesma sala, possui compartilhamento de tela e também um chat auxiliar para conversas por texto. A performance é sempre muito boa, mas é claro que depende muito da qualidade da sua internet.

Appear.in: www.appear.in

 

3 – Slack

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slack

Esse é o campeão por aqui. Só não acabou com o uso do email porque isso não depende só de nós, mas quem sabe um dia.

Slack é uma plataforma gratuita para colaboração entre usuários que possui uma organização de canais que funcionam como salas e que podem ser criados relacionados a temas de negócios, departamentos ou projetos.

Exemplificando para ficar mais claro, imagine um canal chamado #projeto-novo-site onde os participantes deste canal são as pessoas envolvidas na execução deste projeto. Dentro deste canal é possível compartilhar arquivos, trocar mensagens, enviar imagens, colar trechos de códigos, integrar com outras ferramentas, iniciar uma video chamada e mais uma série de funcionalidades. Resumindo, uma comunicação ágil, rápida e fácil.

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Outro fator que torna o Slack uma das ferramentas mais importantes em nossa empresa é o fato dela ser multi-devices. Você pode usá-la na web, no iPhone, no Android, Tablet, Mac, Windows, Linux…

Slack: www.slack.com 

 

4 – Google Docs

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Google Docs (esse nome não é mais utilizado) é a solução online de criação e edição de planilhas, documentos e apresentações do Google.

Por anos o Google vem otimizando essa plataforma para poder competir com o Word e Excel. Ainda está longe no quesito funcionalidades, mas já se provou muito estável e que faz bonito naquilo que se propõe. Porém a funcionalidade mais importante e que faz toda a diferença para nós aqui na ONT é a possiblidade de edição simultânea de documentos.

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Com a edição simultânea é possível trabalhar em um documento ou planilha em tempo real com outras pessoas que tenham acesso ao arquivo. E quando falo em tempo real, é tempo real mesmo. Parece mágica, mas é só tecnologia e seu estado da arte.

Para poder utilizar a ferramenta basta ter uma conta no Google Drive, que é uma das melhores nuvens de arquivos na atualidade e que te dá 15gb grátis de espaço.


Tem alguma ferramenta que você utiliza e gostaria de compartilhar com a gente? Deixe um comentário.

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